Контрольная функция менеджмента

Предварительный контроль предусматривает выполнение и реализацию правил, процедур, линий поведения (должностных, технологических и других инструкций). Он применяется в трех основных сферах:

Контрольная работа: Менеджмент организации

Менеджмент (управление) –самостоятельный вид профессиональной деятельности людей, направленный надостижение организацией, действующей в рыночных условиях, определенных целейуправления путем рационального использования экономических ресурсов.

Система менеджмента представляетсобой множество взаимосвязанных макроподсистема и функций, составляющее единоецелое и реализующих процесс управления для достижения поставленных целейуправления. Система нормативно-правовых документов, в которых отражаетсясистема менеджмента организации.

Ресурсы менеджмента

Управление персоналом является однимиз важнейших разделов менеджмента и представляет собой профессиональнуюдеятельность по координации людей. Можно выделить три основных раздела поработе с персоналом: Основы управления персоналом; организация управленияперсоналом; мотивация оплата и эффективность.

Управление персоналом – этоспецифическая функция управленческой деятельности, главным объектом которойявляется человек, входящий в определенные социальные группы.

Основы управления персоналом – этотеоретические основы построения системы управления персоналом для новойорганизации или рационализации существующей системы действующей организации(предприятия учреждения).

Организация управления персоналом –это методологические основы обеспечения функционирования системы управленияперсоналом (методы, документы, рекомендации).

Мотивация, оплата, эффективность –это теоретические основы обеспечения эффективной работы персонала (методы,документы, рекомендации)

На основе проведенного анализарассматриваемой организации можно выделить следующие проблемы в управлении:

— адаптациясотрудника проходит самостоятельно, без прикрепления наставника

— отсутствиесистемы обучения (повышения квалификации) сотрудников

— внутрифирменныенормы поведения определены не четко

— возлагаемыеобязанности на сотрудников не всегда соответствуют их должностным инструкциям

— организация трудаперсонала на низком уровне

— отсутствие оценкиэффективности работы сотрудников

— отсутствие количественныхметодов и оценок человеческого потенциала

Информация управления – этосовокупность сведений (данных, сообщений), устраняющих неопределенность знанийу получателей сообщений. Информация, передаваемая устным, письменным,аудиовизуальным и электронным способом по различным каналам связи ииспользуемая персоналом для выработки управленческого решения. В сфереуправления наибольшее распространение получили документальные и электронныеформы представления информации.

Потоки информации – это совокупностьсообщений, объективно отражающих развитие хозяйственного процесса, которыепередают по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут бытьпрямыми (от подсистемы управления – к управляемой подсистеме, например,плановые задания, нормативы ресурсов) и обратными (от управляемой подсистемы –к управляющей, например, факт выполнения задания, использования ресурсов).

Сегодня информатизация – этоглобальный процесс, связанный с кардинальными изменениями структуры и характерамирового экономического и социального развития, с переходом к новым поколениямнаукоемких технологий, системам техники и материалов и новым видаминформационного обмена, решающим образом меняющих характер труда и условияжизни человека. Информатизация – объективный и закономерный этап, через которыйв той или иной форме должно пройти каждое общество, вступившее на путьинтенсивного развития.

К недостаткам использованияинформации в рассматриваемой организации можно отнести гипертрофию служебнойтайны и закрытость конечной информации от значительного числа сотрудников.Большая часть персонала не получает информации о перспективных планах иэкономическом состоянии организации.

Техника управления представляет собойвзаимоувязанный комплекс технических средств, предназначенный для механизации иавтоматизации информационных процессов в системе управления организацией сцелью выработки рациональных решений. Выделяют средства сбора и регистрации, передачи,ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации.

К недостаткам использованиятехнических средств в рассматриваемой организации можно отнести отсутствиенаучно-обоснованного расчета потребности и состава применяемых техническихсредств. В организации используется устаревшее оборудование на тех местах гдедля выполнение поставленных задач требуется высокопроизводительные системы, врезультате происходит значительная трата времени.

Процессменеджмента

Управление организацией являетсясложным, интегральным, пространственным, многоуровневым, разнонаправленным,многокритериальным технологическим процессом.

Промышленное предприятие рассматриваетсякак сложная экономическая система, состоящая из шести подсистем: системыуправления, управления техническим развитием, управление производством,управление персоналом, управление экономикой и управление маркетингом. Каждая всвою очередь состоит из функциональных подсистем управления.

В упрощенном виде, управление – этопроцесс координации основных ресурсов (персонала, информации, техники,финансов) с целью выработки управленческих решений.

Декомпозиция процесса – эторазделение управления на отдельные элементы в соответствии с определеннымипризнаками. Использование теории классификации позволяет обоснованно разделитьуправленческие процессы на отдельные элементы и выделить группообразующиепризнаки.

Макроподсистема управления – частьпроцесса управления, продукт укрупнения процессов в сфере управления,включающая несколько взаимосвязанных функций. Системным методом можно выделить такиемакроподсистемы, как система управления, управление техническим развитием,управление производством, управление персоналом, управление экономикой иуправление маркетингом. Состав макроподсистемы зависит от отрасли экономики итипа организации.

В таблице 2 представленораспределение макроподсистем управления между руководителями рассматриваемойорганизации.

Таблица 2 – Распределениемакроподсистем управления между руководителями организации

Макроподсистема управления Масштаб организации Средняя (до 500 работников) Система управления (корпоративное управление) Директор Управление техническим развитием Зам. директора по техническому развитию Управление производством Зам. директора по производству Управление персоналом Директор Управление экономикой Зам. директора по экономике и маркетингу Управление маркетингом Зам. директора по экономике и маркетингу Функцииуправления

Использование теории классификациипозволяет обоснованно разделить управленческие процессы на отдельные элементы ивыделить группобразующие признаки.

Функция управления – особый видуправленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации трудав сфере управления. Функция представляет собой часть процесса управления,выделенную по определенному признаку, которая может быть интегрирована вмакроподсистему управления. Наибольшее распространение получила классификацияфункций по стадиям производства (подготовка, основное, вспомогательное,обслуживающее) по общности предмета управления (качество труда, заработнаяплата, научно-технический прогресс, охрана труда) и вид экономических ресурсов(трудовые, материальные, технические, финансовые и др.). Классификатор функцийуправления адаптированный к условиям рассматриваемой организации приведен втаблице 3.

Основными функциями управленияявляются прогнозирование, планирование, учет, контроль, анализ, координация ирегулирование.

Прогнозирование – составлениедолгосрочных и среднесрочных прогнозов, показывающих возможные направлениябудущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии сокружающей ее средой.

Планирование – это процесс разработкинорм и нормативов расхода ресурсов, регламентов управления, позволяющихобеспечить унификацию и стандартизацию типовых процессов и потребностей вресурсах.

Учет – это деятельность по сборупервичной информации об объекте управления. Учет может производиться визуальноили с применением технических средств, но в конечном виде он представляется ввиде систематизированных данных в документальной или графической форме.

Контроль – это управленческаядеятельность, задачей которой является количественная и качественная оценкарезультатов работы организации.

Анализ – это сопоставлениерезультатов учета и контроля с плановыми заданиями, выявление причин отклоненийи разработка мероприятий по их устранению.

Координация – это функция управления,обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главной задачей координацииявляется достижение согласованности в работе всех звеньев организации путемустановления рациональных связей между ними.

Регулирование – это специфическаядеятельность менеджеров по обеспечению поставленных целей управленияорганизации путем концентрации экономических ресурсов и выполнения утвержденныхпланов.

Для научного анализа и проектированияцелесообразно использовать классификаторы функций управления и комплексовзадач, разработанные по отраслям деятельности (промышленность, строительство,коммерция)

Четкое распределение функцийуправления между руководством целесообразно проводить с помощью матрицыраспределения функций управления, строками которой является функции, а графами– структурные подразделения. Матрица распределения функций среди подразделенийрассматриваемого предприятия приведена в таблице 4.

Таблица 3 – Классификация функцийуправления промышленным предприятием

Код функции Функция управления Комплексы задач 01 Управление стратегией развития (стратегический менеджмент)

Развитие материальной базы

Создание филиалов (отделений)

Новые направления деятельности

02 Организация системы управления (корпоративное управление, административный менеджмент)

Миссия и философия

Принципы и методы

Структура и функции

Процесс и технология

Информация и техника

03 Управление персоналом (человеческими ресурсами)

Оценка и аттестация

Мотивация и потребности

04 Управление социальным развитием (социальный менеджмент)

Качество трудовой жизни

05 Управление экономическим развитием

Контрольные цифры плана

«Портфель заказов» предприятия.

Экономический анализ деятельности

06 Управление финансами и бухгалтерским учетом (финансовый менеджмент)

Сметы по статьям затрат

Инвестиции и кредиты

07 Управление техническим развитием (инновационный менеджмент)

Новая техника и технология

Опытно конструкторские работы

Код функции Функция управления Комплексы задач 08 Управление капитальным строительством и ремонтом (инвестиционный менеджмент)

Проектирование строительства (проекты, сметы)

Подготовка строительного производства (ПОС, ППР)

Монтаж (ремонт) оборудования

09 Управление подготовкой производства (инжиниринг, технологический менеджмент)

10 Управление основным производством (производственный, операционный менеджмент)

Номенклатура изделий и деталей

11 Управление качеством продукции

Внутренние стандарты качества

Международные стандарты качества

Методы управления качеством

Качество готовой продукции

Операционный контроль качества

Технический контроль качества

12 Управление трудом и заработной платой (трудовыми ресурсами)

Контрольная система (договор)

Нормативы труда и расценки

Фонд оплаты труда

13 Управление охраной труда и техникой безопасности

Инструктаж на рабочем месте

Инструкции по технике безопасности

Критерии и показатели по охране труда

Нормативы по технике безопасности

14 Управление материально-техническим снабжением (логистикой)

Движение материала на складе

Заявки на ресурсы

Нормативы затрат ресурсов

Потребности в ресурсах

15 Управление маркетингом (сбыт продукции, продажами)

Рынок товаров и услуг

Каналы продвижения товара

Реклама и связи с общественностью

16 Управление механизацией производства (инжиниринг)

Инженерные сети и системы

Станки, машины, оборудование

Код функции Функция управления Комплексы задач 17 Управление транспортом (логистикой)

18 Управление внешнеэкономической деятельностью

Совместные проекты (предприятия)

Таблица 4 – Матрица функцийраспределения среди подразделений предприятия

Код функции Наименование функции управления производством Структура подразделения Д ЗДТР ЗДЭМ ЗДПР 01 Управление стратегией развития (стратегический менеджмент) ЦР Д ИП С 02 Организация системы управления (корпоративное управление, административный менеджмент) ЦР С ПК С 03 Управление персоналом (человеческими ресурсами) ЦК С С Д 04 Управление социальным развитием (социальный менеджмент) ЦК С Д С

05 Управление экономическим развитием ЦК И РП С

06 Управление финансами и бухгалтерским учетом (финансовый менеджмент) ЦК И ДРП И

07 Управление техническим развитием (инновационный менеджмент) ЦК РПИ ИС Д

08 Управление капитальным строительством и ремонтом (инвестиционный менеджмент) Ц РП СК Д

09 Управление подготовкой производства (инжиниринг, технологический менеджмент) Ц РП С ДК

10 Управление основным производством (производственный, операционный менеджмент) ЦК Д С РП

11 Управление качеством продукции Ц ДК С РП

12 Управление трудом и заработной платой (трудовыми ресурсами) ЦК И СРП С

13 Управление охраной труда и техникой безопасности Ц ДК ИС РП

Код функции Наименование функции управления производством Структура подразделения

Д ЗДТР ЗДЭМ ЗДПР

15 Управление маркетингом (сбыт продукции, продажами) ЦК И РПД С

16 Управление механизацией производства (инжиниринг) Ц РП ИС ДК

17 Управление транспортом (логистикой) Ц Д РПС К

18 Управление внешнеэкономической деятельностью ЦК Д РПС И

Условное обозначение операций управления:Ц – постановка цели; И – сбор информации; Д – диагностика ситуации; П –подготовка вариантов решения; С – согласование решений; Р – принятие решения; К– контроль решения; « — » — неучастие в выполнении операции.

Условное обозначение подразделений: Д– директор; ЗДТР – зам директора по техническому развитию; ЗДЭМ – зам директорапо экономике и маркетингу; ЗДПР – зам директор по производству.

Решение управленческое – актдеятельности менеджера, ведущий к разрешению проблемы и тем самым определяющийнормальное функционирование социально-экономической системы. Это заключительныйэтап процесса управления, превращающий его в импульс трудовой деятельности,целенаправленности и согласованности совместных действий людей. Процесспринятия решения включает постановку цели, сбор проектов решения, согласование,принятие решения, исполнение и контроль.

При моделировании процесса принятиярешений надо иметь четкое представление о базисных элементах моделей, которымиявляются:

— проблемная ситуация, требующаяпринятия решения;

— время для принятия решения;

— оценка достоверности информации обобъекте;

— ресурсы, необходимые для реализациирешения;

— внешние и внутренние факторы среды;

— альтернативные варианты решений;

— критерии для оценки результатовпринимаемых решений.

Используемая в процессе принятияуправленческого решения модель должна быть адекватна ситуации принятия решения.Это означает, что модель должна соответствовать структуре и свойствам объектауправления, а также требованиям решаемой управленческой задачи, особенностям ивозможностям создания используемых методов моделирования и экспериментов,проводимых на базе используемых моделей.

Таблица 6 – План мероприятий пореализации решений

Перечень и краткая характеристика мероприятий Исполнитель Ресурсы, материально техническое обеспечение Сроки исполнения Кто контролирует ход выполнения решения, кому докладывает Форма текущей информации Отметка о выполнении решения Реализация бизнес-плана инновационного проекта по внедрению высокотехнологичного програмноого обеспечения Главный инженер Стоимость проекта 1 млн. руб. (10 р.мест.) Стоимость пр. об-я 900т.р. Обновление оборудования 100т.р. Поэтапное 1 этап – 3месяца Главный инженер Договор подряда Протокол совещаний

Организация менеджмента

Структура управления являетсяважнейшей частью организации и имеет сложное строение. Системный анализпозволяет рассматривать персонал как взаимосвязь структур, выделенных поразличным признакам.

В теории управления различают пятьвидов структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная идивизиональная.

Организационная структура – этосостав и соподчиненность взаимосвязанных звеньев управления. Линейная структурареализует принципы единоначалия и централизма. Предусматривает выполнение однимруководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинениемему на правах единоначалия только одному вышестоящему руководителю. Функциональнаяструктура основана на разделении функций между структурными подразделениями(специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений. Линейно-функциональнаяструктура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурныхподразделений и распределения функций управления между ними.

Матричная структура направлена нареализацию целевых программ (проектов), стоящих перед предприятием, длявыполнения которых выделяются специальные руководители.

Дивизиональная структура является комбинациейперечисленных выше видов структур и характерна для крупных диверсифицированныхорганизаций, имеющих функциональные подразделения (отделы и службы),производственные подразделения (заводы, производства), региональныеподразделения (сетевые организации), транспортные и логистическиеподразделения, научные и проектные институты.

Методыуправления

Методы управления – это способыосуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целейуправления производством. Различают административные, экономические,социологические и психологические методы.

Административные методы базируются навласти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как «метод кнута».Различают пять основных способов административного воздействия: организационныевоздействия, распорядительные воздействия, дисциплинарная ответственность ивзыскания, материальная ответственность и взыскания, административнаяответственность и взыскания.

Экономические методы являютсяспособом осуществления управляющих воздействий на персонал на основеиспользования экономических законов, известны как «метод пряника». Кэкономическим методам относятся: плановое ведение хозяйства, хозяйственныйрасчет, оплата труда, рабочая сила, рыночное ценообразование, ценные бумаги,налоговая система, формы собственности, фазы общественного воспроизводства,факторы производства.

Социологические методы базируются наспособах мотивации общественного воздействия на людей через «мнениеколлектива». Они позволяют установить назначение и место сотрудников вколлективе, выявить лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людейс конечными результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации иразрешение конфликтов в коллективе. Выделяют следующие методы: социальное планирование,методы исследования, личностные качества, мораль, партнерство, соревнование,общение, переговоры, конфликт.

Психологические методы основываютсяна знании психологии человека, его внутреннего душевного мира и известны как«метод убеждения».

К недостаткам в использовании методовуправления в рассматриваемой организации можно отнести:

— неэффективные виды распорядительныхвоздействий

— «Замораживание» заработной платы

— Игнорирование роста материальныхпотребностей

— Игнорирование социального и медицинскогообеспечения

— Отсутствие или эпизодическоетестирование сотрудников и работа с ними без учета свойств личности

— Неумение руководителей среднего инижнего звеньев управления правильно использовать способы психологическоговоздействия на рабочих и служащих

Регламенты управления – этосовокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа,предприятия, учреждения и организации.

Правила внутреннего трудовогораспорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время трудаи отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, а также мерыпоощрения и взыскания.

Положения о подразделениях определяютназначения и место подразделения на предприятии, функции и задачи управления,права, ответственность и формы поощрения работников подразделения.

Должностная инструкция – это основнойдокумент, регламинтирующий назначение и место работника в системе управления,его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения.

Трудовой договор – это соглашениемежду администрацией и работником, содержащее порядок приема на работу,организацию труда и времени отдыха, качества сотрудника, размеры оплаты труда,социальные блага и гарантии, порядок продления и расторжения трудовогодоговора.

На основе проведенного анализа врегламентации управления рассматриваемой организации можно выделить следующиенедостатки:

— Разработка регламентов производитсясилами руководителя без привлечения квалифицированных специалистов в областименеджмента, персонала, юриспруденции, социологии и психологии.

— Неправильное распределениеполномочий между руководителями верхнего и нижнего звена

Организациятруда в управлении

Организация труда в управлении –форма и порядок соединения живого труда с ресурсами управления для достижениявысокой производительности и качества труда.

Процесс труда всегда представляетсобой совокупность определенных действий работника на рабочем месте.Производительность труда прямо пропорционально зависит от организации рабочихмест.

Организация рабочего места –совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметамитруда и их размещению в определенном порядке.

Производительность труда в сфереуправления может быть обеспечена за счет соблюдения простых правил организациирабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий трудаи хорошего психологического климата.

Техника личной работы менеджерапредусматривает использование инструментов механизации труда: календаря,«органайзера», тайм-менеджера, электронной записной книжки, карманногопортативного компьютера, компьютерной системы организации труда.

Заключение

В ходе выполнения курсовой работыбыла проведена диагностика системы менеджмента организации. На основанииданного анализа можно сделать вывод. Компания четко осознают, что сохранение ееконкурентоспособности на рынке связано прежде всего с качеством оказываемыхуслуг. Одно из существующих правил «8-22» гласит, что клиент,купивший понравившийся ему товар, расскажет о нем 8ми (в среднем) своимзнакомым, однако недовольный товаром клиент расскажет о нем уже 22мпотенциальным клиентам. В результате становится очевидным, что низкое качествоуслуг через определенное время обязательно будет работать против самойкомпании! Поэтому в быстро меняющихся условиях особенно важно, чтобы качествоуслуг, предлагаемых предприятием, всегда соответствовало требованиям рынка иудовлетворяло запросы клиентов.

В целях поддержания постоянновысокого уровня своих услуг компания внедрила систему менеджмента качества(СМК) на базе стандартов ISO серии 9000. Наличие у компании внедренной СМКсвидетельствует, что компания хорошо организована, в ней четко распределеныобязанности, соблюдается технология работы, имеются оперативные инструкции,документированные и известные всему персоналу, существуют отработанныепроцедуры контроля выполняемых работ и, конечно, в ней работаетпрофессиональный и хорошо обученный персонал, способный качественно выполнятьсвою работу.

В заключении хотелось бы перечислитьцели предприятия в области качества на 2009г.

— Принять участие в международныхвыставках «Мир стекла – 2009» (Москва, июнь 2009г) и «Стекло и современныетехнологии – 2009» (Москва, октябрь 2009г).

— Опубликовать технические иинформационные материалы в журналах «Стекло и керамика», «Glass Russia/Стекло России», «Стеклянная тара».

— Обеспечить величину коэффициентарезультативности планирования производства не ниже 0,73.

— Обеспечить величину коэффициентарезультативности проектирования не ниже 0,93.

— Обеспечить величину уровнярекламаций не более 4,7%.

— Провести обучение персонала с цельюповышения квалификации на сумму не менее 60 тыс. руб.

— Продолжить строительство новогокорпуса предприятия на сумму не менее 550 тыс. руб.

— Провести инспекционный контрольсистемы менеджмента качества предприятия в апреле 2009 года.

— Провести ресертификацию системыменеджмента качества предприятия в ноябре 2009 года.

Библиографический список

1. Егоршин А.П. Основы менеджмента:учебник для вузов. – Н.Новгород: НИМБ, 2008. – 320 с. (Высшее образование)