Большая Энциклопедия Нефти и Газа
Организация контрольной деятельности на предприятии
В соответствии со сг. 19 закона 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
А экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).
Контроль — эго система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям; выявление результатов управленческих воздействий на управляемый объект. [44]
Объект контроля — экономическая система в целом или ее элементы (отрасли экономики, регионы, субъекты экономической деятельности)
Субъект контроля — органы, подразделения организации и лица, которые осуществляют функции контроля состояния и поведения объекта управления и контроля в целом или отдельных частей
Основное содержание финансового контроля: [44]
- — Проверка выполнения финансовых обязательств перед государством, предприятиями, организациями и гражданами;
- — Проверка правильности использования предприятиями, организациями денежных ресурсов;
- — Проверка соблюдения правил совершения финансовых операций, расчетов и хранения денежных средств предприятиями, организациями, учреждениями;
- — Выявление внутренних резервов производства;
- — Устранение и предупреждение нарушений финансовой дисциплины.
Целями внутреннего финансового контроля на предприятии являются:
- — Обеспечение бизнеса надежной информацией;
- — Обеспечение сохранности активов и документов предприятия;
- — Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности;
- — Обеспечение соответствия учета принятой учетной политике экономического субъекта;
Обеспечение соблюдения правил составления и представления бухгалтерской финансовой отчетности;
Исходя из целей финансового контроля, формулируются и его задачи: [44]
- — Обеспечение соблюдения действующего законодательства;
- — Обеспечение эффективности планирования финансово- экономической деятельности на предприятии;
Обеспечение правильности ведения учета и составления отчетности но финансово-экономической деятельности предприятия;
Обеспечение соблюдения прав и сохранности имущества собственников;
- — Установление целесообразности операций по ведению финансово-экономической деятельности на предприятии;
- — Анализ, установление и оценка состояния субъектов финансово-экономической деятельности;
- — Выявление резервов роста финансово-экономического потенциала финансово-экономической деятельности предприятия;
- — Определение и применение мер ответственности к лицам, нарушающим финансово-экономическое законодательство.
Видами внугреннего финансового контроля являются:
- 1. В зависимости от времени проведения контроля:
- — Предварительный — проводится до совершения операций по образованию, распределению и использованию денежных фондов, что имеет важное значение для предупреждения нарушений финансовой дисциплины. В процессе этого контроля проверяются подлежащие утверждению и исполнению документы, которые служат основанием для осуществления финансовой деятельности, — проекты бюджетов, финансовых планов и смет, кредитные и кассовые заявки и г.д.
- — Текущий — эго контроль в процессе осуществления хозяйственной деятельности предприятиями, организациями, учреждениями.
- — Последующий — это контроль, осуществляемый после совершения фактов хозяйственной жизни. Он служит для оценки итогов деятельности предприятия.
- — Оперативный контроль — осуществляется в течение смены, суток, декады, месяца и г.п.
- — Периодический контроль — проводится за определенный отчетный период.
- — Документальный контроль — ведется по данным первичных учетных документов, записей в учетных регистрах, по данным форм бухгалтерской (финансовой) отчетности.
- — Фактический контроль заключается в установлении действительного, реального состояния объекта проверки используя методы пересчета, взвешивания, обмера, осмотра, установления фактического остатка имущественных и материальных ценностей пугем их инвентаризации.
- — Плановый контроль — проводится в соответствии с утвержденным графиком проверки.
- — Внезапный контроль призван выявить текущие недостатки учетной и производственной деятельности на предприятии.
- — систематический;
- — периодический;
- — эпизодический;
- — сплошной;
- — выборочный;
Внутренний финансовый контроль — это независимая ог внешнего влияния деятельность хозяйствующего субъекта или органа управления по проверке и оценке своей работы, проводимая им в собственных интересах. [44]
Внутренний финансовый контроль организуется но решению руководства организации и содержится на средства организации. Информация внутреннего финансового контроля предназначена для управленческого персонала организации;
Большая Энциклопедия Нефти и Газа
Контрольная организация имеет право периодически проверять качество выпускаемых изделий на заводе или в условиях эксплуатации их. Если качество выпускаемых изделий не соответствует утвержденной технической документации, контрольная организация по согласованию с утверждающей организацией может аннулировать ранее выданное свидетельство. [1]
Контрольная организация имеет право периодически проверять изделия на заводах-изготовителях и в условиях эксплуатации, а также подвергать вновь затребованные образцы повторным испытаниям с целью определения соответствия выпускаемых изделий утвержденной технической документации. [2]
В контрольной организации после проверки представленного образца на соответствие утвержденному техническому документу приступают к испытанию его давлением взрыва. Предварительно определяется так называемое фактическое давление взрыва, развивающееся внутри оболочки. [3]
В контрольной организации после проверки представленного образца на соответствие утвержденному техническому документу, приступают к испытанию его давлением взрыва. Предварительно определяется так называемое фактическое давление взрыва, развивающееся внутри оболочки. [5]
Использование контрольными организациями электронно-вычислительной техники для сбора и анализа информации о дефектах и неисправностях готовой продукции находит все большее применение. Одним из направлений в совершенствовании этой деятельности является упрощение и повышение надежности каналов информации. Например, известно, что компании США начали использовать ЭВМ, работающие в реальном масштабе времени, для обработки данных контроля. [6]
После оформления контрольной организацией свидетельство на серийный выпуск взрывозащищенного электрооборудования направляется на утверждение в Госэнергонадзор, после чего высылается заводу-изготовителю. [7]
После оформления контрольной организацией свидетельство на серийный выпуск взрывозащищенной электрической машины или серии машин направляется на утверждение в Госэнергонадзор, после чего высылается заводу-изготовителю. [8]
При неудовлетворительных результатах контрольная организация по согласованию с Госэнергонадзором может аннулировать ранее выданное свидетельство на право серийного выпуска изделий. [9]
При неудовлетворительных результатах контрольная организация по согласованию с Главгосэнергонадзором СССР может аннулировать ранее выданное свидетельство на право серийного выпуска электрооборудования. [10]
При осмотре в контрольной организации устанавливается соответствие образца электрооборудования ( его отдельных деталей и узлов) технической документации, рекомендациям контрольной ( испытательной) организации. Рассматриваются также протоколы испытаний, проведенных на заводе-изготовителе электрооборудования. [11]
Типовые испытания проводятся контрольной организацией перед началом выпуска вновь разработанных типов ( типоразмеров) взрывозащищенного электрооборудования, а также при каждом изменении конструкции, применяемого материала или технологии изготовления, если эти изменения могут снизить уровень взрывозащиты электрооборудования. [12]
Сертификат инспектирования выдается международной контрольной организацией ( на основе ее договора с организацией страны-получателя) по результатам проверки качества отгружаемого товара. Например, такая проверка осуществляется международной инспекционной организацией SGS в отношении фанеры, экспортируемой Россией в ряд стран. [13]
Испытания на взрывозащищенность в контрольной организации проводятся, как правило, по строго обусловленным методикам в специальных взрывных камерах и имеют целью подтвердить принятый, либо определить фактический коэффициент запаса по взрывозащите. [14]
Обязанности изготовителя товара включают уведомление контрольной организации за семь дней заказным письмом о том. [15]
Понятие, цели и задачи контроля в организации. Управленческий контроль как система.
Контроль – это процесс, при помощи которого, руководство организации определяет: правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.
Необходимость контроля обусловлена двумя факторами:
· Индивидуальные и организационные цели обычно различаются (отсюда надо, чтобы члены организации работали ради целей организации);
· Между временем, когда цели формулируются и когда они реализуются существует определенный интервал. В течение этого времени непредвиденные обстоятельства могут вызвать отклонение между желаемым и действительными результатами.
Понятие контроля можно интерпретировать как в узком смысле — как один из этапов процесса управления или как одна из его функций (такой подход распространен на начальных стадиях развития науки об управлении), так и в более широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов.
Управленческий контроль организации в узком смысле — это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:
а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);
б) сравнение фактических данных с — требуемыми, т.е. с базой для сравнения.
В узком смысле цель контроля — информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При этом, информационная прозрачность отражает степень управляемости объекта, т.е. в какой степени в результате управления обеспечивается поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент времени.
в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;
г) выявление причин данных отклонений.
К функциям контроля можно отнести оперативную, упорядочивающую, превентивную, коммуникативную, информативную и защитную.
Особенность контроля заключается в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно интегрирована с — контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является:
1) неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;
2) «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.
Для того чтобы глубже понять сущность контроля, раскрыть механизм функционирования выражаемых им отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.
В широком смысле управленческий контроль – представляет собой систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.
Эффективная система контроля предусматривает определенные цели и задачи.
Основными целями являются:
а) сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;
б) своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;
в) обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.
Достижение целей системы, как известно, обеспечивается реализацией задач, которые заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:
1) соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегии;
2) устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;
3) сохранность ресурсов и потенциала организации;
4) должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для принятия эффективных управленческих решений;
5) безошибочность регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации — наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;
6) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;
7) соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур — положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;
8) соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.
Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной системы.
Результативность контроля характеризуется снижением потерь, т.е. ущерба, обусловленного функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии). Затраты на создание и функционирование системы вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств (направленных на ее создание и поддержание) не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия.
Время, когда контроль осуществляется, это важнейший фактор в его системе. В идеале, контроль должен выявить проблему до того как она станет слишком серьезной, но часто это невозможно.
В зависимости от времени проведения различают контроль:
Предварительный Текущий Заключительный
Время
Контроль, который выявляет потенциальные проблемы и предупреждает их появление, называется предварительным(опережающим, превентивным). Обычно он осуществляется в форме определенной политики, процедур, правил. Применяется он, прежде всего, по отношению к трудовым, финансовым и материальным ресурсам.
Текущий контроль осуществляется в процессе работы, и корректирующие действия могут быть предприняты сразу при обнаружении отклонения. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.
Заключительный(исторический) контроль осуществляется после окончания работы и прошествия некоторого отведенного для нее времени. Он корректирует результаты через некоторый значительный период времени после завершения работы. Например, финансовый контроль (баланс, доходы, платежеспособность).
Заключительный контроль имеет две важные функции:
· дает информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
· способствует мотивации. Если руководство организации связывает вознаграждения с достижением определенных результатов, то фактически достигнутые результаты надо измерять точно и объективно. Измерять результаты и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».
Понятие «контроль» и его сущность
Термин «контроль» не является однозначным. В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах.
В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.
В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.
Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.
Совместная, коллективная деятельность людей, тем более в эпоху разделения труда, объективно требует управления и контроля. Контроль в современных организациях находит отражение:
1) в делопроизводстве, отчётности;
2) в проверке реализации целей и задач;
3) в функции управления, позволяя анализировать причины успеха / неуспеха деятельности.
Контроль в общем виде позволяет выяснить, как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс. Система контроля в организации обеспечивает обратную связь между ожиданиями, первоначальными планами и достигнутыми реальными показателями, а также даёт возможность предвидеть кризисные ситуации.
Мы будем рассматривать, контроль, как составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, др. нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями.
Реализуя контрольную функцию, субъект управления создает необходимые предпосылки для нормального функционирования хозяйствующего субъекта и достижения намеченных целей, как в стратегической перспективе, так и при решении вопросов оперативного характера.
Содержание контроля раскрывают такие процедуры, как:
Ю сбор, обработка и анализ информации о фактическом положении дел в структурных подразделениях;
Ю сравнение полученных данных с запланированными показателями;
Ю выявление отклонений и анализ их причин;
Ю разработка системы мероприятий для достижения намеченных целей.
В современной практике управления используются различные виды контроля.
По контролируемым объектам различают:
· контроль хода производственных процессов,
· контроль трудовой дисциплины и т.д.
По периодичности контроль может быть: систематический, периодический и разовым.
По широте охвата различают: общий и выборочный контроль.
Выделяют три аспекта управленческого контроля:
· установление стандартов — ясное и четкое формулирование целей, которые должны быть достигнуты в намеченный период времени. Стандарты базируются на планах, разрабатываемых организациями. Одновременно формируется система показателей результативности деятельности управляемого объекта и его структурных элементов, позволяющая точно определить, что должно быть получено для достижения намеченных целей (объем, продажа, прибыль, стоимость сырья и материалов и т.д.);
· измерение фактически достигнутых результатов за определенный период и их сравнение с ожидаемыми.
В ходе сравнения оценивается, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов; подготовка необходимых корректирующих действий, способствующих приведению фактических положения дел к запланированным результатам. На этом этапе могут пересматриваться и сами стандарты.
Основными причинами необходимости контроля являются:
Ю неопределенность, сложность и динамичность среды;
Ю предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
Ю поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.
Действенность и эффективность контроля обеспечиваются при соблюдении следующих требований:
· использование заранее принятых стандартов;
· соответствие функции, подлежащей измерению;
· доступность для своевременного понимания (позволяющая немедленно определить отклонение от норм и стандартов);
· результативность, способность продуцировать четкие корректирующие меры;
· последовательный характер контрольных процедур;
· базирование на реальных целях и задачах, ориентированных на объективные факты.
Современные исследования в области управленческого контроля в организациях базируются на системном подходе. При этом изучается контроль внутри организации (которая в данном случае представляет собой закрытую систему) и внешний контроль, осуществляемый по отношению к основным подсистемам организации (организация рассматривается как открытая система). Американский исследователь организаций Р. Эдвардс разработал типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются следующие виды контроля:
1. простой — осуществляемый на личностном уровне, где главную роль выполняют межличностные отношения;
2. структурный — осуществляемый на уровне системных ролевых отношений, основой которого являются формальные институционализованные связи, основанные на интернализованных нормах, характерных для данной организации и данной корпоративной культуры;
3. технический — осуществляемый в ходе выполнения определенного вида деятельности в соответствии с определенными управленческими, информационными или социотехническими технологиями;
4. бюрократический — основанный на безличных формальных отношениях, т.е. на правилах, инструкциях и распоряжениях, определяемых существующей иерархией данной организации.
В ходе функционирования каждой организации возникает культурно одобряемая система управленческого и социального контроля, сочетающая все основные четыре вида.
Для осуществления эффективного контроля в условиях организации используется несколько способов, с помощью которых руководители могут успешно направлять усилия персонала и регулировать распределение и движение ресурсов.
Управленческий контроль касается, прежде всего, поведения работников в организации, следовательно, как социальный контроль.