6. Контроль в системе управления
Контрольная Понятие «система управления»
Объективный мир (социум) представляет собой сложное системно организованное единство. Организованность, упорядоченность объективного мира, с одной стороны, обеспечивается стихийно естественным образом в соответствии с объективными законами эволюционного изменения экосистемы и биосферы земли, а с другой стороны, искусственно в результате разумной деятельности человека, осуществляемой путем активного преобразования мира на основе его познания. При этом деятельность человека в экосистеме реализуется в форме искусственно организованных и управляемых территориальных и производственных социально-экономических системах жизнедеятельности.
Отличительной особенностью социальных организованных территориальных систем является своеобразие их структуры и системы управления. Прежде всего, территориальные системы представляют собой многоуровневые метасистемы, то есть как бы «вложенные» друг в друга, когда территориальные системы одного уровня представляют собой элементы метасистем более высокого уровня. При этом сами производственные организации являются первичными элементами урбанизированных и сельских поселений, соответственно города и поселки — элементами районных, региональных административных территориальных образований, а последние — элементами государственных систем.
Цель контрольной работы – рассмотреть особенности систем управления в территориальных организованных системах разного уровня.
Задачи контрольной работы:
1. Рассмотреть понятие «система управления»
2. Рассмотреть специфику управления территориальными системами
3. Рассмотреть особенности стратегического и текущего управления территориальными системами
1. Анализ и оценка эффективности управления в организации: хрестоматия / сост. В. С. Соловьёв; СибАГС. — Новосибирск: Изд-во СибАГС, 2008. — 80 с.
2. Новиков Д.А. Теория управления организационными системами. М.: МПСИ, 2005. – 584 с.
3. Соловьев В. С. Формирование эффективной структуры организации: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. — Новосибирск: СибАГС, 2003. — 147 с.
4. Соловьев, В. С. Стратегическое управление: учеб. пособие для дистанц. обучения и самост. работы студентов / В. С. Соловьев; СибАГС. — Новосибирск: Изд-во СибАГС, 2008. — 280 с.
5. Соловьев, В. С. Теория организации: учеб. пособие для дистанцион. обучения и самост. работы / В. С. Соловьев ; СибАГС. — Новосибирск : Изд-во СибАГС, 2009. — 256 с.
Эта работа не подходит?
Если данная работа вам не подошла, вы можете заказать помощь у наших экспертов.
Оформите заказ и узнайте стоимость помощи по вашей работе в ближайшее время! Это бесплатно!
6. Контроль в системе управления.
Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль — это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля — должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка — контроль лицами, независящими от процесса.
Классифиция: — по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний), — основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону), — объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами), — регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).три основные вида контроля: предварительного, текущего и заключительного. схожи, так как имеют одну цель: способствовать тому, чтобы получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются временем осуществления.
Предварительный контроль реализуется в форме определенных правил. применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его начальником.
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло время. Этапы процедуры контроля. 1) установка стандартов, т.е. конкретных целей, имеющих временные границы. 2) определяется масштаб допустимых отклонений. Только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. 3) измерение результатов.
Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать
Характеристики эффективного контроля: 1.Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их. 2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным тогда, когда организация достигает желаемых целей. 3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. 5.Гибкость контроля. приспосабливаться к происходящим изменениям. 6.Простота контроля. 7.Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля. 8.К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль — это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.
Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Функция управленческого контроля ориентирована на подведение итогов реализации управленческого цикла, оценку качества, и определение состояния разрешения управленческой проблемы. Контроль завершает управленческий цикл и на этом этапе невозможно внести в него какие-либо коррективы. В ходе контрольного процесса решаются задачи: предупредительное обнаружение внешних и внутренних факторов, способных значительно повлиять на функционирование организации; предупредительная подготовка к реакции на их действие; своевременное выявление фактических негативных тенденций и выработка мер по их устранению; оценка эффективности деятельности организации за какой-либо период времени; нейтрализация фактора неопределенности; поддержание успеха.
КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Контроль как вид управленческой деятельности объективно необходим для системы управления и является ее неотъемлемой частью.
В процессе управления контроль завершает весь процесс, начатый выработкой и постановкой цели, дает начало новым управленческим действиям. Эффективный контроль предполагает постоянное взаимодействие со всеми другими функциями управления.
Существует множество определений, которые характеризуют ту или иную стороны контроля (рис. 17.1).
Рис. 17.1. Определения, характеризующие сущность контроля
Контроль призван давать информацию о положении дел в организации в целом или на отдельном участке.
Контроль имеет двоякое значение. С одной стороны, он нацелен на своевременное выявление всех факторов, препятствующих достижению целей организации; с другой — на оценку добросовестности исполнителей.
Необходимость проведения контроля показана на рис. 17.2.
Рис. 17.2. Необходимость контроля в организации
ВИДЫ КОНТРОЛЯ
Существуют разнообразные виды контроля. Например, можно выделить внутренний (внутрихозяйственный) контроль и внешний.
Внутренний контроль — контроль, осуществляемый менеджерами организации за соблюдением технологии производства продукции (услуг), исполнительской дисциплины персонала, расходом фонда оплаты труда и т.п.
Менеджеры всех уровней управления, независимо от своего ранга, должны осуществлять контроль над происходящими процессами в организации в рамках своих должностных обязанностей и полномочий (рис. 17.3).
17.3. Виды внутреннего контроля в организации
Внешний контроль — контроль организации государственными органами за соблюдением ею действующего законодательства (рис. 17.4).
Рис. 17.4. Виды внешнего контроля организации
По времени осуществления и назначению можно выделить три разновидности контроля (рис 17.5).
Рис. 17.5. Разновидности контроля в организации
Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации и осуществляется по трем направлениям.
Первое направление предварительного контроля — проверка учредительных документов и управленческих решений. При этом необходимо выяснить:
- • соответствуют ли они по форме и содержанию установленным требованиям;
- • утверждены ли надлежащим образом;
- • разъяснены ли всем причастным к ним лицам.
Кроме того, на данном этапе важно установить, насколько четко составлены должностные инструкции, сформулированы и доведены до подчиненных цели организации и т.п.
Второе направление предварительного контроля — оценка персонала. При этом проверяются деловые и профессиональные знания и навыки кадров, необходимые для работы в организации. Во многих организациях контроль персонала продолжается и после приема на работу, в ходе дополнительного обучения.
Третье направление предварительного контроля — состояние материальных и финансовых ресурсов организации.
Очевидно, что сделать качественную продукцию из плохого сырья или отсутствия средств на его приобретение невозможно. Поэтому проверяется соответствие качества сырья установленным стандартам, а также наличие финансовых ресурсов для обеспечения производственного процесса.
Следовательно, основная задача предварительного контроля — проверить готовность организации к началу работы.
Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Он проводится с целью выявления отклонений от заданных режимов функционирования. Его объектом чаще всего выступают подчиненные сотрудники, деятельность организации.
Обычно текущий контроль ведется по промежуточным целям, с тем чтобы можно было успеть скорректировать дальнейшую деятельность.
Заключительный или итоговый контроль проводится после того, как работа выполнена. Его суть состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с имеющимися нормативами или заданными параметрами. В процессе этого контроля выявляются отклонения от заданных параметров и устанавливается, находятся ли эти отклонения в пределах допустимого.
Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы точнее увязать вознаграждение работников с достигнутыми ими результатами.
Контроль в системе управления. Эффективность контроля. требования по организации контроля
Контроль есть важнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание структур, ни мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.
Хорошо налаженная система оперативного управления основывается на четкой организации контроля, который является одной из основных функций менеджмента. Управленческий контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации. Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.
Контроль классифицируется по объектам приложения, стадии их жизненного цикла, по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный), степени охвата (сплошной или выборочный), необходимости разрушения этих объектов (требуется или нет).
Сплошной контроль требует высоких затрат, поэтому, когда необходимо принять решение о приемке большой партии изделий, применяют выборочный контроль по результатам испытаний.
В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:
È диагностическую, помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить резервы;
È коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);
È ориентирующую, на что нужно обращать особое внимание;
È стимулирующую к более эффективной и качественной работе, ибо по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;
È корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу.
Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и т.д.
Процесс контроля состоит из трех основных элементов: установления стандартов деятельности организации, подлежащих проверке; измерения и анализа результатов, информация о которых получена с его помощью; корректировке хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.
Контроль, без которого в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, решает в системе управления несколько задач.
Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направлении и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.
Во-вторых, контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.
В-третьих, итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.
В-четвертых, контроль позволяет скорректировать текущее положение дел, создать необходимые предпосылки для стимулирования.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Хотя планирование и создание организационных структур редко относят в процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществить предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Рис. 1 Время осуществления основных видов контроля
Основными средствами осуществления предварительного контроляявляется реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения и выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, предоставляемые нанимаемым.
Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпывать свои наличные средства до конца.
Как это видно из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.
Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и по качественным показателям: уровню производительности труда, внедрению и использованию достижений НТР, новых методов работы, технологий как организации в целом, так и в ее подразделениях.
Оперативный контроль, который на практике сливается с оперативным управлением, проводится буквально одновременно с выполнением основной работы, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках технологического процесса (последовательность операций, нормы времени на их выполнение, качество труда); загрузку оборудования; соблюдение общего графика работы; наличие запасов, незавершенного производства и готовой продукции, уровень текущих затрат, текущее расходование денежных средств. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были поставленные им планы. Эта процедура позволяет так же получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы в будущем избежать этих проблем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность нужно измерять точно и объективно.
Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего он должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события – это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.
Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль – это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей.
Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отнимает много сил и средств.
Контроль осуществляется прежде всего не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе ни были, а для успешного решения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, не нужную для корректировки деятельности организации информацию, собирать не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от запланированных стандартов, чтобы иметь возможность осуществить точный анализ их причин, возможных последствий и сформулировать адекватные решения.
Главная цель контроля – не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.
Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и постоянную действенность.
Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде, чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и на практике окажется бесполезным.
Поскольку контроль – не самоцель, а средство достижения цели, он должен ориентироваться на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы, поддержку всего нового, важного, нужного.
Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение, поэтому минимизируются все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией и, более того, направляет его действия по ложному пути.
Поэтому целесообразно применять те методы контроля, которые не требуют значительных усилий, понимаются и поддерживаются людьми.
Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.
Ориентированность на человека означает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», создания благоприятного морально-психологического климата. А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности его поведения.
Контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его быть понятной. Конечно, выполнение работы нужно контролировать и, если она не сделана, сотруднику необходимо на это указать и разобраться, почему так произошло, но сотрудник должен видеть, что контролируют не личность, а производственную деятельность и знать, что делается это объективно.
Желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо кроме пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не дает. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность является признаком, свидетельствующем о безразличном отношении руководства к людям и делам организации. Возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.
Поэтому, руководитель, для которого контроль, наряду с планированием, является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о деле и о людях, поощрять их за любые позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности сотрудников, их стремление к самосовершенствованию.
Возложение на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета не только его формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчиненных. Любой человек, прежде чем контролировать других, должен научиться контролировать себя.
В процессе контроля могут иметь дело объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести: контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку; тотальный контроль, порождаемый несамостоятельность и иждивенчество людей; отсутствие информирования контролируемых о результатах; поверхностный контроль из недоверия или для проформы, например, за отлучками с рабочего места и пр.
В деле контроля нельзя ориентироваться на приблизительные данные, исходить из прошлого опыта и традиций, предубежденности, стереотипов, догадок, смешивать факты и выводы, входить в излишние детали.