Контрольная закупка: последствия

Контрольная закупка – эффективный метод оценки персонала

Понятие контрольная закупка пришло к нам из Европы. Суть этого метода в том, что зараннее обученный и подготовленный исследователь в качестве обычного клиента проводит оценку персонала.

Контрольную закупку проводят в целях повышения профессионализма сотрудников банка, магазина, кафе, бара, ресторана и подобных заведений, где сотрудники имеют дело с клиентами. Известны реальные цифры того, как эффективно контрольная закупка сказывается на работе сотрудников, ведь если они знают, что в любой момент могут быть под зорким присмотром тайных покупателей, они едва ли станут хамить либо небрежно выполнять свою работу.

Исследования показали, что эффективность труда персонала после внедрения такого инструмента, как контрольная закупка, повышается более чем на 30%. А теперь вспомним о том, что основой потока клиентов любой организации, в которую приходят люди, являются постоянные клиенты. Цифры свидетельствуют о том, что примерно 60% клиентов постоянные. Если же персонал той или иной компании в каждом посетителе будет видеть тайного покупателя, он станет более снисходительным к клиентам.

Когда нужно проводить контрольную закупку?

Регламентированного времени проведения контрольной закупки нет. Это может быть самое начало рабочего дня, когда сотруднки полны сил и бурно обсуждают личные дела и в этот момент часто не замечают посетителей. Также это может быть разгар дня, час пик, когда очень важно уделить внимание покупателям. Либо это может быть конец рабочего дня – тогда сотруднки уставшие, и каждый посетитель может вызвать целую бурю эмоций. Честно говоря, именно такой неопределённый график и является основным преимуществом метода контрольной закупки.

Руководство одних фирм решается на проведение контрольной закупки в рамках проведения исследования, направленного на увеличение эффективности деятельности. В других компаниях используют его в период нелегкой экономической ситуации. В таком случае для экономии ресурсов компании пытаются обойтись собственными силами. Часто такие скрытые акции устраивают производители, которые хотят узнать отношение покупателей к своей продукции.

Что проверяют тайные покупатели на контрольной закупке? В основном, это всё в совокупности. Например, наличие корпоративного стиля в одежде, ведь некоторые сотрудники магазинов умышленно не одевают такой элемент, который им не нравится. Второй важный аспект – это профессионализм сотрудников, то, как они ведут себя с клиентами, что говорят, какой при этом тон, в какой форме, как быстро оказывают помощь в решении вопроса.

Основываясь на личном опыте добавлю, что в некоторых компаниях работают такой неквалифицированный персонал, что хочется никогда не возвращаться в такое место. Наверно все сталкивались с похожими кадрами. Иногда же наоборот, встречаются столь профессиональные и дружелюбные консультанты, что хочется приходить в магазин только ради них.

В любом случае, на сегодняшний день контрольная закупка является самым эффективным способом оценки персонала.

Контрольная закупка: последствия

Довольно часто случается, что сотрудники инспекции МНС (далее – проверяющие) проводят в организации торговли внеплановую тематическую оперативную проверку (далее – рейдовая проверка). При этом они используют метод контрольной закупки . Давайте разберемся, как проходит такая проверка и как отразить в учете обнаруженные нарушения.

Ситуация

Организация реализует товары физлицам за наличный расчет с применением кассового оборудования (далее – КСА) без средств контроля налоговых органов. В данной организации проведена рейдовая проверка по вопросу соблюдения порядка приема наличных денежных средств (далее – порядок приема наличных денег).

Проверяющие при проведении проверки купили товар и оплатили его наличными (контрольными) деньгами. Полученную сумму кассир организации Иванова И.И. провела по КСА, выдала проверяющим кассовый чек, а деньги положила в ящик для денег (далее – касса) .

В ходе дальнейшей проверки в кассе обнаружены излишки наличных денег. При этом установлено, что вначале рабочего дня кассир наличные разменные деньги не получала. Также она пояснила, что неучтенная по КСА сумма – это выручка, которую она не успела пробить по КСА. Иные нарушения при проверке не выявлены.

По результатам контрольных мероприятий составлен акт контрольной закупки товарно-материальных ценностей, контрольного оформления заказов на выполнение работ, оказание услуг (далее – акт контрольной закупки) , а в целом по рейдовой проверке – акт внеплановой тематической оперативной проверки (далее – акт рейдовой проверки) . По одному экземпляру каждого акта проверяющие под подпись передали кассиру организации.

Как проводят контрольную закупку

Рейдовые проверки осуществляют в том числе и налоговые органы. Такие проверки проводятся на основании предписания, выданного руководителем налогового органа (его заместителем). В этом документе наряду с иными сведениями указывается исчерпывающий перечень проверяемых вопросов. При рейдовой проверке в предписание зачастую включается и вопрос соблюдения порядка приема наличных денег. Отметим, что в предписании данный вопрос может быть и единственным.

Для проверки порядка приема наличных денег, как правило, используется метод контрольной закупки. Для этого у проверяющих есть так называемые контрольные деньги: купюры определенного номинала, серии и номера .

О проведении рейдовой проверки заранее не сообщается, поскольку она является внеплановой. Если проводится контрольная закупка, о проведении рейдовой проверки сообщается только после завершения такой закупки. Тогда же проверяющими предъявляются их служебные удостоверения и предписание. После этого заполняется книга проверок .

Проводя рейдовую проверку методом контрольной закупки, проверяющие под видом обычных покупателей приобретают в организации товар. Рассчитываются за него, как правило, наличными (контрольными) деньгами. Далее они проверяют, как кассир организации соблюдает порядок приема наличных денег.

Полученную сумму кассир должен провести по КСА, выдать кассовый чек, а деньги положить в кассу. Если кассир этого не сделает, он нарушит порядок приема наличных денежных средств. В таком случае кассира привлекут к административной ответственности: вынесут предупреждение или оштрафуют. Размер штрафа варьируется от 2 до 50 базовых величин .

Как находят лишние деньги

Хранить в кассе неучтенные по КСА деньги нельзя. Исключение составляют разменные деньги, которые кассир получает перед началом работы. Но при этом их сумма должна указываться в книге кассира по графе 2 «Получено наличных денежных средств перед началом работы авансом для расходных операций» .

Как правило, лишние деньги в кассе обнаруживают следующим образом. Проверяющие формируют Х-отчет КСА. Данный отчет показывает, какие операции проведены по КСА за контролируемый период. Далее сверяют показатели Х-отчета с фактической суммой денег в кассе. Если в результате выявлены излишки денег, то проверяют являются ли они разменными деньгами. Для этого сумму расхождений сравнивают с показателями графы 2 книги кассира. Если разменные деньги не были получены или их сумма меньше выявленных излишков, имеет место нарушение порядка приема наличных денег. В связи с этим проверяющими опрашивается кассир .

Результаты проверки оформляются:

1. актом контрольной закупки. В нем в том числе указываются приобретенный товар, его стоимость и купюры (с указанием номера и серии), которыми он оплачен. Именно эти купюры кассир должен вернуть проверяющим после завершения контрольной закупки. Данный акт составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у проверяющих и прилагается к акту рейдовой проверки, а другой – передается кассиру ;
2. актом или справкой рейдовой проверки. Справка оформляется, если нарушений по проверке нет, акт – если нарушения выявлены. В акте, в частности, отражаются результаты контрольной закупки, установленные нарушения, рекомендации по их устранению, виновные лица, и т.д.

Акт или справка рейдовой проверки также составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у проверяющих, а другой – передается кассиру .

Последствия проведенной проверки: что вернуть, а что учесть

В рассматриваемой ситуации рейдовая проверка состоит из двух этапов:

1. проведение контрольной закупки товаров;
2. проведение мероприятий по выявлению неучтенной выручки по КСА.

На первом этапе рейдовой проверки проверяющие имитируют приобретение товара. Так они выясняют проводит ли кассир выручку по КСА.

На втором этапе проверки определяют, вся ли выручка с начала рабочего дня проведена по КСА.

Как на первом, так и на втором этапах проверяется, нарушает ли кассир порядок приема наличных денег.

По результатам первого этапа проверки кассир Иванова И.И. провела контрольные деньги по КСА. Это подтверждено чеком, который она выдала проверяющим. Также полученные деньги она поместила в кассу. Следовательно, в данной части проверки кассир ничего не нарушила.

По итогам второго этапа проверки проверяющие обнаружили неучтенную по КСА сумму. При этом кассир на начало рабочего дня разменные деньги не получала. После опроса кассира выяснилось, что неучтенные деньги – это выручка. Следовательно, кассир нарушила порядок приема наличных денег.

Последствия первого этапа проверки. Выданный кассиром чек остается у проверяющих и прилагается к акту контрольной закупки, т.е. обратно кассиру чек не отдается. При этом контрольные деньги надо вернуть проверяющим, а товар – кассиру организации. Отметим, что возвратить проверяющим нужно именно те купюры, которыми они рассчитывались. Сведения о том, какими купюрами (с указанием их номера и серии) оплачен товар, отражаются в акте контрольной закупки. В нем также прописывают и то, какой товар приобретался. Получение обратно контрольных денег проверяющими, а товара – кассиром подтверждается соответствующими подписями в акте .

По окончании рабочего дня кассир должен сформировать суточный (сменный) отчет (Z-отчет). Учитывая, что контрольные деньги были проведены по КСА, их сумма войдет в нарастающий оборот. Он, в свою очередь, указывается в графе 5 «Показания нарастающего оборота на конец рабочего дня (смены)» книги кассира. Здесь кассиру ничего корректировать не надо, поскольку в книге кассира отражаются обороты, регистрируемые КСА. Отметим, что расхождения возникли в результате проведения рейдовой проверки (это подтверждено актом контрольной закупки), а не из-за ошибки кассира .

Для целей заполнения книги кассира разница между оборотами по КСА на конец и начало рабочего дня является выручкой и отражается по графе 7 «Сумма выручки за день (смену) всего» книги кассира . В нашей ситуации сумма по данной графе будет больше фактической выручки на сумму контрольной закупки. Поскольку контрольные деньги возвращены проверяющим (что подтверждено актом контрольной закупки), данную сумму целесообразно указать в графе 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям (потребителям)» книги. Тем самым размер выручки за этот день, отраженной по графе 7 книги кассира, уменьшится.

Отметим, что в бухучете выручка отражается на основании первичного учетного документа (ПУД). Сумма контрольной закупки выручкой не является. Поэтому в ПУД за данный рабочий день выручка указывается за минусом суммы контрольной закупки .

Ввиду того что товар при контрольной закупке фактически не продавался, на счетах бухгалтерского учета реализация такого товара также не отражается.

Последствия второго этапа проверки. Поскольку кассир не провела выручку по КСА, за это ее (а не организацию) привлекут к административной ответственности.

Факт нарушения фиксируется в акте рейдовой проверки, второй экземпляр которого останется у кассира. В данном акте прописываются и рекомендации по устранению выявленных нарушений .

Чтобы выполнить рекомендации и устранить нарушения, кассиру нужно провести по КСА неучтенную выручку. Тогда она добавится к нарастающему обороту по КСА (по Z-отчету за рабочий день). а в конце дня отразится в книге кассира (графа 5) и в дальнейшем в составе выручки при составлении ПУД за этот день .

Итак, если в организации прошла рейдовая проверка, при которой проводилась контрольная закупка, важно помнить следующее. Контрольные деньги надо вернуть проверяющим. И именно те купюры, которыми они рассчитывались.

Возврат контрольных денег указывается в книге кассира по графе 10. При этом нарастающий оборот по КСА (графа 5 книги кассира) корректировать не нужно.

Если проверяющие обнаружили неучтенную выручку, ее нужно провести по КСА. В таком случае она отразится и в нарастающем обороте, и в общей выручке за рабочий день.

Контрольная закупка от Роспотребнадзора: теперь реальность

Контрольная закупка — это «мероприятие по контролю, в ходе которого органом государственного контроля осуществляются действия по созданию ситуации для совершения сделки в целях проверки соблюдения юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями требований при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг потребителям». То есть, это дополнительная возможность контролировать качество товаров на рынке в ситуации, максимально приближенной к обычным покупкам, которые каждый из нас совершает каждый день. Соответственно, больше вероятность, что нарушения будут выявляться, а виновные понесут за это ответственность.

Насколько эффективен этот инструмент? И изменится ли что-нибудь, когда Роспотребнадзор сможет совершать контрольные закупки?

Это очень важное нововведение, поскольку только контроль товаров в розничной торговле позволяет получить объективное представление о качестве и безопасности продукции, которая попадает непосредственно к потребителю. Существовавшая до этого момента практика отбора проб (образцов) продукции на предприятиях изготовителей не дает полной картины в отношении качества реализуемых потребителю товаров, не учитывает возможное изменение качества в процессе транспортировки, хранения и реализации, исключает из поля зрения контролирующих органов контрафактную (поддельную) продукцию. К тому же, ничто не мешало производителю подготовиться к приходу представителей надзорных органов и какое-то время воздерживаться от фальсификации продукции и неукоснительно соблюдать требования безопасности.

Опыт «Росконтроля» показывает, что при желании можно добиться высокой эффективности такого рода деятельности.